Die Druckerei lehnt meine Datei ab: die häufigsten Gründe

Wenn eine Druckerei Ihre Datei zurückweist, liegt es fast immer an einem von sechs Punkten: Der Beschnitt fehlt, die Farben liegen in RGB statt CMYK, die Auflösung ist zu gering, die Schriften sind nicht eingebettet, das PDF hat das falsche Format — oder Texte und Linien stehen zu dicht am Rand. Alle sechs lassen sich in der Ausgangsdatei beheben, meist in wenigen Minuten. Unten steht jeder Punkt einzeln: woran Sie ihn erkennen, was dahintersteckt und was Sie ändern müssen.

Eine Vorbemerkung, die viel Ärger spart: Es gibt keine allgemeingültigen Werte. Die eine Druckerei verlangt 2 mm Beschnitt, die nächste 2,5 mm, die dritte 3 mm. Maßgeblich ist immer das Datenblatt Ihrer Druckerei, nicht das, was irgendwo im Netz steht. Wenn Sie nur eine Sache aus diesem Beitrag mitnehmen: Laden Sie das Datenblatt herunter, bevor Sie anfangen zu gestalten — nicht, wenn die Datei fertig ist.

Fehlt der Beschnitt?

Das ist der mit Abstand häufigste Grund. Beschnitt — auch Beschnittzugabe oder Überfüller genannt — ist der Bereich, den Sie über das Endformat hinaus anlegen, damit beim Schneiden kein weißer Rand entsteht. Gedruckt wird nämlich auf größere Bogen, und die Schneidemaschine arbeitet mit einer Toleranz von wenigen Zehntelmillimetern. Ohne Zugabe blitzt bei einem randabfallenden Motiv irgendwo Papierweiß durch.

Verbreitet sind 2 bis 3 mm umlaufend, wobei 3 mm der gängigste Wert für Geschäftsdrucksachen ist. Bei 3 mm wird aus einem A4-Dokument mit 210 × 297 mm eine Datei mit 216 × 303 mm — die Zugabe kommt auf jeder der vier Seiten dazu. Wichtig ist außerdem der Sicherheitsabstand nach innen: Alles, was nicht abgeschnitten werden darf — Text, Logo, Seitenzahlen —, gehört 3 bis 5 mm vom Endformatrand weg. Bei Großformat und Schildern sind es eher 5 mm.

Meine Faustregel: Ich lege jede Druckdatei mit 3 mm Beschnitt an, auch wenn die Druckerei nur 2 mm verlangt. Zu viel Beschnitt hat noch nie jemanden gestört, zu wenig kostet einen kompletten Nachdruck. Und ich ziehe das Hintergrundbild nicht nur bis zur Beschnittkante, sondern noch ein paar Millimeter darüber hinaus — dann ist auch eine nachträgliche Formatänderung kein Drama.

Sind die Farben im falschen Farbraum?

Ihr Bildschirm arbeitet in RGB, die Druckmaschine in CMYK. Wer ein RGB-PDF abgibt, überlässt die Umrechnung der Druckerei — und bekommt dann Farben, die er so nicht bestellt hat. Besonders Leuchtendes fällt auf die Nase: kräftiges Orange, sattes Grün, Neontöne. Diese Farben existieren im Vierfarbdruck schlicht nicht.

Welches CMYK-Profil, sagt Ihnen die Druckerei. Aktueller Standard im europäischen Offsetdruck sind PSO Coated v3 (FOGRA51) für gestrichene Papiere und PSO Uncoated v3 (FOGRA52) für ungestrichene. Viele Betriebe arbeiten weiterhin mit dem älteren ISO Coated v2 (FOGRA39). Beides ist in Ordnung — Hauptsache, Sie nehmen das Profil, das im Datenblatt steht.

Damit hängt der maximale Gesamtfarbauftrag zusammen, also die Summe aus Cyan, Magenta, Gelb und Schwarz an der dunkelsten Stelle. PSO Coated v3 ist auf 300 Prozent ausgelegt, ISO Coated v2 auf 330 Prozent. Wer darüber liegt, riskiert, dass die Farbe nicht trocknet und auf den nächsten Bogen abschmiert. Praktisch heißt das: Große schwarze Flächen nicht aus 100 Prozent jeder Farbe bauen, sondern als Tiefschwarz mit einem Anteil Buntfarbe unter dem Schwarz. Fließtext dagegen immer nur aus 100 Prozent Schwarz — sonst steht bei minimalem Versatz ein farbiger Schatten hinter jedem Buchstaben.

Sonderfarben wie HKS oder Pantone sind ein eigenes Thema. Ein Programm kann so eine Farbe optisch nachbilden, aber das erzeugt keine eigene Druckplatte. Wenn Ihre Hausfarbe exakt sitzen muss, sprechen Sie das ausdrücklich mit der Druckerei ab, bevor Sie die Datei bauen.

Ist die Auflösung zu gering?

Für Drucksachen bis A3 gelten 300 ppi als Richtwert — und zwar bei der Größe, in der das Bild später steht. Ein Foto mit 300 ppi, das Sie auf das Doppelte ziehen, hat danach 150 ppi. Das Vergrößern im Layoutprogramm fügt keine Bildinformation hinzu, es verteilt nur die vorhandene auf mehr Fläche.

Beim Großformat ist es entspannter, weil niemand mit der Nase am Plakat steht. Üblich sind gestaffelte Werte nach Betrachtungsabstand: rund 150 dpi bis etwa einen Meter, rund 100 dpi bis zwei Meter, ab zwei Metern reichen oft 70 dpi. Ein Messerücken, den man aus fünf Metern sieht, braucht keine 300 ppi — die Datei wäre nur unnötig riesig.

Für Logos, Piktogramme und Strichzeichnungen gilt die Frage ohnehin nicht: Die gehören als Vektordatei in die Druckdatei, dann sind sie in jeder Größe scharf. Wenn Ihr Logo nur als JPG existiert, ist das ein eigenes Problem — wie Sie daraus wieder eine brauchbare Druckdatei bekommen, steht in Nur ein JPG vom Logo? So kommen Sie an eine Druckdatei. Welche Dateien Sie sich bei einem neuen Logo von Anfang an geben lassen sollten, steht in Professionelles Logo: 13 Punkte, auf die es ankommt.

Fürs Web gilt übrigens das genaue Gegenteil: Dort ist ein 300-ppi-Bild nur Ballast und bremst die Seite aus. Welche Maße und Dateigrößen im Netz sinnvoll sind, habe ich in Bild zu groß für die Website aufgeschrieben.

Sind die Schriften nicht eingebettet?

Wenn die Druckerei Ihre Schrift nicht besitzt, ersetzt das System sie stillschweigend — und plötzlich steht Ihr Text in Arial und läuft über zwei Zeilen mehr. Deshalb prüfen Datenchecks das als Erstes. Zwei Wege führen zum Ziel: die Schriften vollständig oder als Untergruppe in das PDF einbetten, oder sie vor dem Export in Pfade umwandeln.

Einbetten ist der bessere Weg, solange es funktioniert: Der Text bleibt durchsuchbar und lässt sich im Notfall noch korrigieren. Pfade sind der sichere Weg, wenn eine Schrift sich partout nicht einbetten lässt — dafür ist danach kein Buchstabe mehr änderbar. Wer Pfade nutzt, sollte die offene Datei gut aufheben.

Ein Hinweis dazu: Nicht jede Schriftlizenz erlaubt jede Form der Weitergabe. Bei kostenlosen Schriften aus dem Netz lohnt ein Blick in die Lizenzdatei, bevor Sie sie kommerziell einsetzen. Das ist keine Rechtsberatung — im Zweifel steht es in den Lizenzbedingungen Ihrer Schrift oder Ihr Anwalt sagt es Ihnen.

Ist es das falsche PDF-Format?

Ein PDF ist nicht gleich ein PDF. Für den Druck gibt es die genormte Familie PDF/X, und die Unterschiede sind größer, als der Name vermuten lässt.

• PDF/X-1a — der Klassiker. Nur CMYK und Sonderfarben, Transparenzen werden beim Export zwangsweise reduziert.
• PDF/X-3 — erlaubt zusätzlich farbverbindliche Daten in anderen Farbräumen, reduziert Transparenzen aber ebenfalls.
• PDF/X-4 (ISO 15930-7, auf Basis von PDF 1.6) — behält Transparenzen und Ebenen bei und kann neben CMYK auch RGB- und Lab-Daten samt Profil transportieren.

Die Transparenzreduzierung ist der Punkt, an dem es sichtbar schiefgeht. Weiche Schatten, Verläufe und teiltransparente Flächen werden dabei in viele kleine Kacheln zerlegt. Im fertigen Druck sieht man das manchmal als feine Kanten oder als leichten Farbsprung quer durch eine Fläche. Wenn Ihre Druckerei PDF/X-4 annimmt, nehmen Sie PDF/X-4 — dann entfällt das Problem.

Die Entscheidung, die ich für mich getroffen habe: Ich exportiere grundsätzlich nach PDF/X-4 und schaue mir das Ergebnis danach noch einmal in der Ausgabevorschau an, bevor es rausgeht. Das kostet zwei Minuten und findet zuverlässig die Fälle, in denen eine Transparenz über einer Sonderfarbe liegt und niemand es geahnt hat.

Sind Linien, Schriften oder Ränder zu knapp?

Haarlinien sind eine hübsche Idee am Bildschirm und ein Problem in der Maschine. Als Untergrenze gelten üblicherweise 0,5 Punkt für dunkle Linien auf hellem Grund und 1,0 Punkt für helle Linien auf dunklem Grund — Negatives läuft im Druck zu, deshalb der größere Wert. Wird mit weißer Sonderfarbe gedruckt, etwa auf Folie, sind eher 1 mm nötig.

Dasselbe gilt für kleine Negativschrift: Weiße 6-Punkt-Schrift auf dunklem Vollton kann im Offsetdruck zulaufen, bis sie kaum noch lesbar ist. Und der Sicherheitsabstand von oben ist kein Vorschlag: Ein Text, der 1 mm vom Rand steht, wird bei realer Schneidetoleranz irgendwann angeschnitten — bei einer Auflage von 5.000 Stück garantiert nicht nur bei einem Exemplar.

Reichen Canva, Word oder PowerPoint für Druckdaten?

Canva kann mehr, als viele denken: Beim Export als „PDF Drucken“ lässt sich Beschnitt mit ausgeben, und es gibt eine CMYK-Ausgabe — ob sie in Ihrem Tarif verfügbar ist, unterscheidet sich. Für Flyer, Visitenkarten und Rollups reicht das in der Praxis oft. Die Grenze liegt bei Sonderfarben: Canva kann eine HKS- oder Pantone-Farbe optisch nachbilden, erzeugt aber keine eigene Sonderfarbenplatte. Wer eine exakte Hausfarbe braucht, kommt damit nicht hin.

Word und PowerPoint sind etwas anderes. Beide kennen weder Beschnitt noch CMYK noch PDF/X. Für einen Handzettel, den der Copyshop auf einem Digitaldrucker ausgibt, ist das kein Beinbruch. Für eine randabfallende Broschüre im Offsetdruck ist es der direkte Weg zur Ablehnung. Wenn ein Word-Dokument die einzige Quelle ist, ist der ehrlichste Schritt, das Layout einmal sauber neu aufzubauen, statt am Export herumzudoktern.

Was gehört in die Abgabe, damit es beim ersten Mal klappt?

• Das Datenblatt der Druckerei gelesen — Format, Beschnitt, Farbprofil, PDF-Standard stehen dort.
• Endformat plus umlaufend Beschnitt, alles Wichtige mit Sicherheitsabstand nach innen.
• CMYK im geforderten Profil, Gesamtfarbauftrag im Rahmen, Fließtext in reinem Schwarz.
• Bilder mit 300 ppi bei Endgröße (Großformat entsprechend weniger), Logos als Vektor.
• Schriften eingebettet oder in Pfade gewandelt.
• Export als PDF/X in der Variante, die die Druckerei nennt.
• Eine letzte Kontrolle in der Ausgabevorschau — nicht nur ein Blick auf die Seite.

Und einer aus Erfahrung: Legen Sie die offene Datei zusammen mit dem PDF ab, im selben Ordner, mit demselben Dateinamen und Datum. Der Moment, in dem jemand nach einem Jahr dieselbe Visitenkarte mit einer neuen Telefonnummer nachbestellen will, kommt zuverlässig. Wer dann nur ein PDF mit Pfaden hat, fängt von vorne an.

Häufige Fragen

Was heißt „randabfallend“?

Dass ein Motiv bis an den Rand des fertigen Produkts geht, also nicht von einem weißen Rahmen umgeben ist. Nur randabfallende Motive brauchen Beschnitt. Ein Flyer mit umlaufendem weißen Rand kommt ohne aus — dafür fällt dort jede Schneidetoleranz als ungleich breiter Rand auf.

Muss ich Bilder selbst nach CMYK umrechnen?

Nicht unbedingt. Manche Druckereien bitten ausdrücklich darum, RGB-Daten samt Profil zu liefern, weil sie die Umrechnung mit eigenen Profilen sauberer hinbekommen. Andere wollen fertiges CMYK. Beides ist legitim — die Frage steht im Datenblatt, und wenn nicht, ist sie eine kurze E-Mail wert.

Mein PDF ist zu groß für den Upload. Was kann ich tun?

Meist liegt es an Bildern, die in voller Kameraauflösung eingebettet sind, obwohl sie nur briefmarkengroß stehen. Beim Export lässt sich die Bildneuberechnung auf 300 ppi begrenzen, das schrumpft die Datei oft um ein Vielfaches. Nicht helfen: das PDF hinterher durch einen Komprimierer schicken — der rechnet in der Regel auch die Farben um und macht die Druckdatei kaputt.

Die Druckerei bietet einen Datencheck an. Reicht der?

Ein automatischer Datencheck findet fehlenden Beschnitt, RGB-Bilder, nicht eingebettete Schriften und zu geringe Auflösung. Er findet nicht, dass Ihr Logo in der falschen Farbe steht oder eine Telefonnummer veraltet ist. Er prüft Technik, nicht Inhalt. Den inhaltlichen Blick muss ein Mensch machen — am besten jemand, der den Text noch nicht zwanzig Mal gelesen hat.

Kann ich ein Word-Dokument einfach als PDF speichern und abgeben?

Für einfache, nicht randabfallende Drucksachen beim Copyshop geht das. Für alles mit Beschnitt, Sonderfarben oder Offsetdruck nicht, weil Word die dafür nötigen Einstellungen gar nicht kennt. Das PDF wird technisch erzeugt, aber es erfüllt die Anforderungen nicht — und genau das meldet der Datencheck zurück.

Wie lange dauert es, eine abgelehnte Datei in Ordnung zu bringen?

Wenn die offene Datei vorliegt, sind Beschnitt, Farbraum und Export meist eine Sache von einer knappen Stunde. Aufwendig wird es nur, wenn die Quelle fehlt und das Layout aus einem PDF oder einem Bild rekonstruiert werden muss. Deshalb der Rat weiter oben, die offene Datei aufzuheben.

Fazit

Eine abgelehnte Druckdatei ist selten ein Gestaltungsproblem, sondern fast immer ein Einstellungsproblem — und Einstellungen lassen sich ändern. Beschnitt anlegen, Farbraum und Profil nach Datenblatt, Auflösung bei Endgröße prüfen, Schriften einbetten, als PDF/X exportieren: Damit sind die häufigsten Rückläufer erledigt.

Wenn Sie das nicht selbst machen möchten oder die offene Datei fehlt, richte ich Druckdaten her oder baue das Layout neu auf. Ich arbeite ortsunabhängig von der Steiermark aus für Kundschaft in ganz Europa, der Weg läuft über Datei und Telefon. Schreiben Sie mir kurz, worum es geht, über das Kontaktformular — am besten mit dem Datenblatt der Druckerei und der Datei, um die es geht.