Ja, die E-Rechnung ist in Deutschland Pflicht, aber gestaffelt. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Verschicken müssen Sie sie ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, und ab dem 1. Januar 2028 alle. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Was ist eine E-Rechnung, und warum zählt ein PDF nicht?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Entscheidend ist, dass Ihr Buchhaltungsprogramm die Daten automatisch einlesen kann, ohne dass jemand etwas abtippt. Ein gewöhnliches PDF ist nur ein Bild der Rechnung und gilt deshalb nur als „sonstige Rechnung“.
In der Praxis begegnen Ihnen zwei Formate:
- XRechnung: reine Daten im XML-Format, ohne Rechnungsbild. Für Menschen lesbar wird sie erst durch ein Programm oder einen Viewer.
- ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Es sieht aus wie eine gewohnte Rechnung, ist aber maschinenlesbar. Zulässig ist es ab Version 2.0.1.
Wenn Sie ein ZUGFeRD-PDF erhalten, ist der eingebettete Datensatz die eigentliche Rechnung, das sichtbare PDF-Bild dient nur der Ansicht.
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland (B2B). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen, dort bleibt es bei Papier, PDF oder jedem anderen Format. Das Gesetz sieht außerdem Ausnahmen vor:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro müssen keine E-Rechnung sein.
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen aber auch sie.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze und Fahrausweise sind ausgenommen.
Die Grundlage ist § 14 des Umsatzsteuergesetzes, die Auslegung steht in den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.
Welche Fristen gelten für die E-Rechnung ab 2025, 2027 und 2028?
Es gibt drei Stichtage. Bis zum Ende der Übergangszeit dürfen Sie weiterhin Papierrechnungen und PDFs verschicken, bei PDFs und anderen elektronischen Formaten allerdings nur, wenn der Empfänger zustimmt.
| Stichtag | Was gilt | Wen betrifft es |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | E-Rechnungen müssen empfangen werden können | Alle Unternehmen im B2B-Geschäft, auch Kleinunternehmer |
| 1. Januar 2027 | E-Rechnungen müssen ausgestellt werden | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr |
| 1. Januar 2028 | E-Rechnungen müssen ausgestellt werden | Alle Unternehmen (Ausnahmen: Kleinbeträge bis 250 Euro, Kleinunternehmer) |
Für 2027 zählt also der Umsatz des Jahres 2026. Lag er bei höchstens 800.000 Euro, dürfen Sie noch bis Ende 2027 in alten Formaten abrechnen. Wer unsicher ist, in welche Gruppe er fällt, klärt das am besten mit der Steuerberatung.
Was muss ich als Kleinunternehmer jetzt konkret tun?
Beim Verschicken müssen Sie nichts umstellen. Beim Empfangen schon: Seit dem 1. Januar 2025 kann ein Lieferant Ihnen eine E-Rechnung schicken, und Sie müssen sie annehmen können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach, plus ein Programm, das die Datei lesbar macht. Ohne passende Software können Sie eine XRechnung, die nur aus Daten besteht, nicht sinnvoll lesen.
Wie richte ich den Empfang von E-Rechnungen ein?
Drei Schritte reichen für den Anfang:
- Empfang klären: Richten Sie eine eigene Adresse ein, etwa „rechnung“ auf Ihrer Firmen-Domain, und legen Sie fest, wer die eingehenden Dateien prüft. Tragen Sie die Adresse bei Ihren Lieferanten ein.
- Programm prüfen: Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme können E-Rechnungen schon. Oft ist es nur eine Einstellung. Prüfen Sie auch, was Ihr Webshop oder Ihr Rechnungs-Plugin ausgibt: Erzeugt es nur ein PDF, ist das ab 2027 beziehungsweise 2028 für B2B-Rechnungen zu wenig.
- Richtig aufbewahren: Archivieren Sie die Original-Datei, nicht den Ausdruck. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
Meine Faustregel: Richten Sie die Empfangsadresse jetzt ein und schicken Sie sich selbst eine Beispieldatei, bevor die erste echte E-Rechnung eines Lieferanten kommt. Dann merken Sie in Ruhe, ob Ihr Programm sie wirklich einliest. Wenn dabei Technik auf Ihrer Website hakt, etwa bei Mail-Adressen, Formularen oder Shop-Rechnungen, finden Sie hier meine Leistungen oder schreiben Sie mir über die Kontaktseite.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
In Deutschland acht Jahre. Seit 2025 gilt für Rechnungen und Buchungsbelege diese verkürzte Frist, vorher waren es zehn Jahre (§ 14b UStG). Wichtig ist das Format: Aufzubewahren ist die Original-Datei in ihrem Eingangsformat, bei ZUGFeRD also das PDF samt eingebetteten Daten. Ein Ausdruck oder ein reines Bild genügt nicht. Die Daten müssen während der gesamten Frist lesbar und unveränderbar bleiben. Sichern Sie das Archiv regelmäßig, so wie Sie auch Ihre Website sichern, siehe dazu Backup einer WordPress-Seite.
Und in Österreich?
Dort sieht es anders aus. E-Rechnungen an Bundesbehörden sind seit dem 1. Januar 2014 Pflicht. Zwischen Unternehmen gibt es national bislang keine Pflicht, Sie können also weiterhin PDFs verschicken. Aus der EU kommt sie aber: Die Richtlinie (EU) 2025/516 (ViDA) macht die E-Rechnung für Geschäfte über die Grenze ab dem 1. Juli 2030 verpflichtend (Information der WKO). Die Aufbewahrungsfrist beträgt in Österreich sieben Jahre (§ 132 BAO).
Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung und gibt den Stand von Oktober 2026 wieder. Welche Übergangsregel für Sie gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Häufige Fragen
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail als E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, weil es keine strukturierten Daten enthält. Bis Ende 2026 (bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027) dürfen Sie PDFs noch verschicken, wenn der Empfänger einverstanden ist. Danach brauchen Sie ein Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein, Kleinunternehmer sind beim Ausstellen ausgenommen. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. An Privatkunden dürfen Sie weiter in jedem Format abrechnen.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen bis 250 Euro?
Nein. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen und müssen keine E-Rechnung sein.
Welche Software brauche ich für E-Rechnungen?
Eine, die XRechnung und ZUGFeRD lesen und erzeugen kann. Viele gängige Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme bieten das bereits, oft nach Aktivierung einer Einstellung oder einem Update. Fragen Sie bei Ihrem Anbieter und Ihrer Steuerberatung nach.
Gunther Schoepf