Für eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain brauchen Sie drei Dinge: die Domain, ein Postfach und die richtigen DNS-Einträge (MX, SPF, DKIM und DMARC). Das Postfach ist bei vielen Webhosting-Paketen bereits inklusive; Google Workspace kostet ab 6,80 €, Microsoft 365 Business Basic ab 6,07 € pro Person und Monat (netto, Jahresvertrag, Stand Oktober 2026). Wer die Einrichtung in der richtigen Reihenfolge macht, hat danach jahrelang Ruhe.
Warum info@ statt Gmail – reicht eine Gmail-Adresse nicht?
Eine Adresse aus info@ und Ihrer Domain passt zu Ihrer Website, Ihrer Visitenkarte und Ihrer Rechnung. Eine Gmail- oder GMX-Adresse auf dem Briefkopf wirkt dagegen wie ein Provisorium – jeder kann sie in zwei Minuten anlegen, auch unter Ihrem Firmennamen. Wer Ihnen zum ersten Mal schreibt, vertraut der Adresse mit Ihrer Domain schneller.
Der zweite Grund ist Unabhängigkeit. Die Domain gehört Ihnen, das Postfach mieten Sie nur. Wechseln Sie später vom Webhoster zu Google oder Microsoft, bleibt die Adresse gleich – Kunden, Behörden und Lieferanten merken davon nichts. Eine Gmail-Adresse dagegen hängt für immer an Google.
Was brauche ich für eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain?
Die Domain
Haben Sie eine Website, haben Sie meist auch schon eine Domain. Wichtig ist nur, dass Sie Zugang zur DNS-Verwaltung haben – dort, wo die Domain registriert ist. Ohne diesen Zugang lässt sich keine E-Mail-Adresse einrichten.
Das Postfach
Das Postfach ist der Speicher, in dem Ihre Mails liegen und von dem aus Sie senden. Es kann beim selben Webhoster liegen wie die Website, muss aber nicht. Domain und Postfach dürfen bei verschiedenen Anbietern sein – die DNS-Einträge verbinden beides.
Die DNS-Einträge
- MX sagt der Welt, an welchen Server Mails für Ihre Domain zugestellt werden. Ohne korrekten MX kommen Ihre Mails nicht an.
- SPF ist eine Liste der Server, die im Namen Ihrer Domain senden dürfen – etwa Ihr Postfach-Anbieter und Ihr Newsletter-Tool.
- DKIM ist eine digitale Unterschrift unter jeder Mail. Der Empfänger prüft sie mit einem öffentlichen Schlüssel, der in Ihrem DNS steht.
- DMARC legt fest, was mit Mails passieren soll, die SPF und DKIM nicht bestehen: nur beobachten (p=none), in den Spam (p=quarantine) oder abweisen (p=reject). Zusätzlich können Sie sich Berichte schicken lassen.
MX sorgt dafür, dass Mails ankommen. SPF, DKIM und DMARC beweisen, dass Ihre Mails wirklich von Ihnen kommen – fehlen sie, landen Ihre Nachrichten häufiger im Spam.
Was kostet eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain?
Die Preise unten sind Listenpreise der Hersteller, netto pro Person und Monat, Stand Oktober 2026.
| Option | Preis | Passt für |
|---|---|---|
| Postfach beim Webhoster | oft im Hosting-Paket enthalten | reines Mailen, wenige Personen |
| Google Workspace Business Starter | 6,80 € (Jahresvertrag), 8,10 € (monatlich kündbar) | Gmail-Oberfläche, Kalender, Google Drive |
| Microsoft 365 Business Basic | 6,07 € (Jahresabo) | Outlook, Teams, OneDrive |
| Microsoft Exchange Online Plan 1 | 3,50 € (Jahresabo) | nur Mail und Kalender, ohne Office-Extras |
Microsoft hat die Business-Tarife zum 1. Juli 2026 angehoben; bestehende Verträge zahlen den neuen Preis ab der nächsten Verlängerung. Beim Webhoster sollten Sie auf Speicherplatz pro Postfach und die Zahl der möglichen Adressen achten – beides unterscheidet sich je nach Paket stark.
Meine Faustregel: Wer nur mailt und mit bis zu drei Personen arbeitet, ist mit dem Postfach beim Webhoster gut bedient – sobald gemeinsame Kalender, geteilte Dateien oder die Gewöhnung an Gmail oder Outlook dazukommen, lohnt sich Google Workspace oder Microsoft 365.
Welche laufenden Kosten rund um Domain und Hosting sonst noch anfallen, habe ich unter Was kostet eine Website? zusammengefasst.
Kann ich meine eigene Domain mit Gmail verbinden?
Ja – der saubere Weg ist Google Workspace. Sie arbeiten weiter in der gewohnten Gmail-Oberfläche, nur mit Ihrer eigenen Adresse als Absender und Empfänger. Die Domain verbinden Sie, indem Sie sie bei Google bestätigen und die MX-Einträge auf Google umstellen.
Der früher beliebte Gratis-Weg über ein normales Gmail-Konto läuft aus. Google hat Gmailify und den POP-Abruf fremder Konten eingeschränkt: Seit dem Ende des ersten Quartals 2026 können neue Nutzer die Funktion nicht mehr einrichten, bestehende Nutzer noch bis Januar 2027. Auch „Senden als“ wird laut Google ab Januar 2027 für Adressen von Drittanbietern nicht mehr unterstützt. Google nennt als Beispiele @yahoo.com und @outlook.com; Mail-Dienstleister gehen davon aus, dass auch Domain-Adressen bei anderen Anbietern betroffen sind.
Ein neues Setup würde ich darauf nicht mehr bauen. Was bleibt: Die Gmail-App für Android und iPhone kann ein fremdes Postfach weiterhin per IMAP abrufen und daraus senden. Am Computer bleibt Ihnen dann das Webmail Ihres Anbieters oder ein Mailprogramm wie Outlook oder Apple Mail.
Was verlangen Google und Yahoo seit 2024 von Absendern?
Seit Februar 2024 gelten bei Gmail und Yahoo verbindliche Absender-Richtlinien. Jeder Absender braucht mindestens SPF oder DKIM, gültige DNS-Einträge, eine verschlüsselte Verbindung und eine Spamrate unter 0,3 Prozent. Wer mehr als 5.000 Mails pro Tag an Gmail-Adressen schickt, braucht SPF, DKIM und DMARC gemeinsam sowie eine Abmeldung mit einem Klick bei Werbe-Mails. Microsoft verlangt für Outlook.com seit Mai 2025 Ähnliches von Absendern mit mehr als 5.000 Mails pro Tag.
Für ein kleines Büro heißt das: Richten Sie alle drei Einträge ein, auch wenn Sie weit unter der Grenze liegen. Der Aufwand ist einmalig, und Ihre Mails kommen zuverlässiger an.
Welche Fehler passieren bei der Einrichtung am häufigsten?
- Zwei SPF-Einträge: Eine Domain darf nur einen SPF-Eintrag haben. Stehen zwei da – etwa einer vom Webhoster und einer für Google –, ist die Prüfung laut Standard ein Fehler, und beide wirken nicht. Die Lösung: alle Absender in einem Eintrag zusammenfassen, zum Beispiel
v=spf1 include:_spf.google.com include:anbieter.example ~all. Mehr als zehn DNS-Abfragen darf der Eintrag dabei nicht auslösen. - Weiterleitung statt Postfach: info@ leitet nur an eine Gmail-Adresse weiter. Antworten gehen dann von der Gmail-Adresse raus, weitergeleitete Mails fallen öfter durch die SPF-Prüfung, und ab Januar 2027 fällt auch das „Senden als“ in Gmail weg.
- Umzug ohne Plan: Wird der MX-Eintrag umgestellt, bevor die neuen Postfächer existieren, kommen Mails zurück oder gehen verloren. Alte Mails, Kontakte und Kalender müssen außerdem eigens übertragen werden.
In welcher Reihenfolge richte ich die E-Mail-Adresse ein?
- Anbieter wählen: Webhoster, Google Workspace oder Microsoft 365.
- Domain beim neuen Anbieter bestätigen (meist über einen TXT-Eintrag).
- Postfächer und Aliasse anlegen – mit langen, einzigartigen Passwörtern, etwa aus meinem kostenlosen Passwort-Generator – und die Zwei-Faktor-Anmeldung aktivieren.
- DKIM-Schlüssel beim Anbieter erzeugen und als DNS-Eintrag hinterlegen.
- Den einen SPF-Eintrag anlegen oder den bestehenden ergänzen.
- Den MX-Eintrag auf den neuen Anbieter umstellen.
- DMARC mit p=none und einer Berichtsadresse anlegen.
- Testen: eine Mail an eine Gmail-Adresse schicken und unter „Original anzeigen“ prüfen, ob SPF, DKIM und DMARC „PASS“ zeigen.
- Alte Mails übertragen und das alte Postfach noch einige Wochen parallel behalten.
- Wenn die DMARC-Berichte sauber sind, die Regel auf p=quarantine verschärfen.
Planen Sie ohnehin eine neue Website, gehört die Mail-Einrichtung gleich in das Projekt – mehr dazu bei meinem Webdesign. Wollen Sie Ihre bestehenden Einträge prüfen lassen, schreiben Sie mir über die Kontaktseite.
Häufige Fragen
Gibt es eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain kostenlos?
Ja, wenn Ihr Hosting-Paket Postfächer enthält – dann zahlen Sie nichts extra. Den Gratis-Umweg über ein normales Gmail-Konto schränkt Google dagegen bis Januar 2027 schrittweise ein.
Brauche ich für jede Adresse ein eigenes Postfach?
Nein. Adressen wie info@ oder rechnung@ können Aliasse eines bestehenden Postfachs sein. Bezahlt wird bei Google und Microsoft pro Person mit eigenem Postfach, nicht pro Adresse.
Was passiert mit meinen Mails, wenn ich den Webhoster wechsle?
Die Adresse bleibt, weil sie an Ihrer Domain hängt. Die gespeicherten Mails müssen Sie aber vor der Kündigung ins neue Postfach übertragen, zum Beispiel per IMAP-Umzug.
Muss ich DMARC einrichten, wenn ich nur wenige Mails verschicke?
Pflicht ist DMARC bei Gmail erst ab 5.000 Mails pro Tag. Empfehlenswert ist es trotzdem: Es schützt Ihre Domain davor, dass Fremde in Ihrem Namen Mails verschicken.
Kann ich meine alte Gmail-Adresse behalten?
Ja. Lassen Sie sie für private Zwecke weiterlaufen und stellen Sie Kontakte schrittweise um. Im alten Konto hilft eine automatische Antwort mit der neuen Adresse.
Gunther Schoepf